会议前的准备

和常规会议一样，成功取决于您准备得有多充分。如果您的任务是从头到尾组织会议，而您又是从头开始，那么请注意选择正确的工具。它将使您的会议顺利进行，并让您专注于其业务价值。

1.选择易于设置的工具

如果担心因引入一个新电话会议系统会花费很长时间，那大可打消顾虑。像劳格SparkleComm电话会议这样的解决方案，设置账户5分钟，所需要的只是一个网络连接和一个耳机。

2.保证安全

与在线会议有关，您可能会遇到的一个担忧是对谁参加会议以及对共享信息的访问权没有多少控制权。如果通过劳格SparkleComm电话会议，会议中可以动态调整成员及成员权限，包括：静音、请入、请出、允许发言、禁止发言、角色调整等，以确保只有合适的人才能参加会议。

3.检查工具是否可靠

您不希望把电话会议前五分钟浪费在解决连接或遇到技术问题上，尤其是与客户开会的时候。尽管您不能防止每一个问题，但做一些研究并查看软件的评论是有好处的。

4.寻找免费电话号码

如果受邀者从国外打电话给你而不是在线加入您，免费电话号码是必不可少的。这样您才能确保在召开会议时没有经济障碍。

5.注意日程安排

如果这个会议是国际性的，您纠结于设定一个适合每个人的会议时间，为什么不把它委托给受邀者呢?有了劳格SparkleComm统一通信这样的工具，可以让受邀者选择合适的时间。

6.事先设定议程

准备充分的议程是会议成功的关键。首先要确定会议的目的和预期结果，它将帮助你确定您在每个主题上投入合适时间。

7.发出材料

为了充分利用您的电话会议，考虑一下会议期间可能需要的材料。如果目的是讨论某个主题，发送相关材料将有助于节省大家的时间并鼓励讨论。

在会议期间

为了确保每个人都能充分利用你的会议，可能有一些规则值得实施。

1.“热身活动”

如果您的受邀者是第一次见面，这一点尤为重要。想出一种打破僵局的方式可以使思想交流更加顺畅，并鼓励参与者在事后畅所欲言。

2.坚持议程

如果您负责主持会议，请确保您一直在关注会议进程并按照议程进行。当一个问题比您预期需要更多的时间时，考虑组织一个单独的电话来解决它。适度进行讨论，这样通话就会有效，也不会被无关紧要的话题分散注意力。

3.记录电话会议

如果您的呼叫中心软件允许通话录音，充分利用它。电话录音可以帮助你专注于正在进行的讨论，而不会在以后失去任何重要的想法。

4.确保每个人都能参与对话

主持人的任务之一就是为每个人腾出发言的空间。在进入议程之后，问别人有没有什么要补充的。

5.保持静音

这是一个基本规则，但不是每个人都遵守它。为了照顾您的共同呼叫者的舒适，打开静音模式。你不会用一些背景噪音打扰任何人。

6.总结会议

在会议结束时，快速总结一下会议中出现的问题和指标。以及，要提到可采取的步骤，这样您就可以清楚知道接下来应该做什么。

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